PERSONENBELASTING ASSISTENT
Alle informatie voor de PB aangifte zo verzameld, berekend én ingediend
De personenbelasting: dit betekent vaak veel administratie, stress en onduidelijke opvolging. Herkenbaar? Dan kan onze PB Assistent helpen van begin tot eind: van het verzamelen en up to date houden van klanteninformatie, tot het maken van de berekening, het vragen van de goedkeuring bij klanten en het in bulk indienen in ToW - allemaal vanuit één platform. Een volledig PB werkdossier per klant, waarin je met collega's kan samenwerken en eenvoudig historiek en notities kan bijhouden.
HOE WERKT HET?
1. Informatie en documentatie verzamelen en updaten
STAP 1: IMPORTEER KLANTENGEGEVENS
Alvorens aan de slag te gaan, zorgen we ervoor dat de gekende data van uw klanten reeds klaar staat in ons systeem. Dit kan via een Excelfile, een connectie met bepaalde CRM-systemen, of vanuit MyMinfin.
De data die op voorhand wordt geïmporteerd, zal reeds ingevuld staan in de vragenlijst, wanneer de klant deze voor het eerst opent. Zo hoeven klanten geen informatie aan te leveren, waarover jullie reeds beschikken.
STAP 2: NODIG KLANTEN UIT IN EEN KLIK
Klanten kunnen in bulk of individueel uitgenodigd worden vanuit het systeem. Ze ontvangen vervolgens een mail, met de vraag om de checklist aan te vullen.
Deze mail is volledig gepersonaliseerd naar uw kantoor - logo, kleurencombinaties, verzender... - om de betrouwbaarheid te verhogen.
STAP 3: DE KLANT VULT DE VRAGENLIJST IN
Via de mail komt de klant in de vragenlijst terecht. Net zoals bij de email, wordt ook deze omgeving volledig aangepast aan uw huisstijl.
De klant beantwoordt simpelweg enkele vragen die hem worden voorgelegd en vult zo zijn checklist in. Gekende informatie zal reeds ingevuld zijn, en hoeft enkel bevestigd te worden door de klant - of aangepast indien nodig.
Tevens kan de klant in de vragenlijst zijn MyMinfin documenten terugvinden en bijkomende relevante documenten uploaden.
STAP 4: EEN DUIDELIJK OVERZICHT
Als accountant krijgt u een duidelijk centraal overzicht waarin u in één oogopslag de status kan zien van alle klanten. Aan de hand van drie duidelijke tabs geven we structuur aan uw intern proces:
-
'In voorbereiding' geeft een overzicht van de dossiers waar de informatie nog niet volledig is. Deze klanten ontvangen automatische reminders, zodat u zelf niet meer hoeft op te volgen.
-
'Te verwerken' bundelt alle dossiers waar de informatie werd aangevuld en bevestigd en waar u als accountant duidelijk kan terugvinden met welke aangiftes u aan de slag kan.
-
'Verwerkt' geeft het overzicht van alle aangiftes die reeds zijn afgewerkt.
Op deze manier behoudt een accountantskantoor steeds een duidelijk overzicht van de progressie op vlak van de PB aangifte.
STAP 5: WAT VOLGEND JAAR
Het tweede jaar gaat de automatisering nog een stap verder. De antwoorden van het voorgaande jaar zijn bijgehouden en worden reeds ingevuld in de nieuwe vragenlijst.
De klanten ontvangen opnieuw een uitnodiging per mail. De ingevulde checklist wordt voorgelegd en de klant hoeft enkel te bevestigen dat de informatie nog klopt of aan te geven als er iets veranderd is ten opzichte van vorig jaar.
Zo simpel is het.
2. Berekening van de aangifte, communicatie met de klant en opladen in Tax-on-web
STAP 6: START DE BEREKENING
-
De voorgestelde berekening van de klant wordt ingeladen uit Tax-on-web
-
Bekijk de informatie, verkregen uit de vragenlijst en de MyMinfin-bestanden en laad deze met één klik in in de aangifte
-
Vergelijk eenvoudigweg met de aangifte van het voorgaande jaar.
Alle benodigde informatie en de berekening, zó naast elkaar.
STAP 7: STUUR HET VOORSTEL NAAR DE KLANT
Na het afwerken van de berekening, kan het voorstel meteen doorgestuurd worden naar de klant ter goedkeuring.
De klant ontvangt hiervan een melding en kan de voorgestelde aangifte goedkeuren of afwijzen, en verdere opmerkingen voorzien.
STAP 8: UPLOADEN NAAR TAX-ON-WEB
De berekeningen die door de klanten werden goedgekeurd, kunnen worden samengevoegd, zodat u deze in bulk kan opladen in Tax-on-web.
EEN CENTRAAL OVERZICHT DAT HET HELE PROCES STRUCTUREERT
Zo wordt het duidelijk in welke fase de klant zich bevindt en wordt het hele proces vereenvoudigd.
Functionaliteiten die de opvolging van de PB gemakkelijker maken
Gekende data wordt reeds ingevuld in de vragenlijst
Sync met MyMinfin, zodat attesten automatisch in het profiel staan
Klanten kunnen documenten & attesten uploaden in de vragenlijst
Personalisatie naar de klant toe en volgens huisstijl van uw kantoor
Automatische opvolging van klanten die nog niet alle info hebben ingediend
Duidelijk centraal overzicht met status van vooruitgang
Berekening van de aangifte is volledig geïntegreerd
Digitale handtekening is mogelijk (Itsme, eID, SMS en pen)
Berekeningen kunnen in bulk worden gedownload om in TOW op te laden
Uitnodigingen / mails verstuurd vanuit een eigen e-mailadres